Асинхронное общение - ресурс повышения продуктивности офисных работников

Я уже несколько лет работаю на удаленке и могу проанализировать, насколько и в каких аспектах я работаю эффективнее дома, чем в офисе. Но мне даже в голову не приходило, что все дело в асинхронности общения.

Оказывается, многочисленные исследования показывают, что работники на удаленке, гораздо производительнее тех, кто ездит на работу с офис, да еще и сидит в опенспейсах.

Понятно, что когда нет необходимости в длительных поездках,сотрудники сберегают здоровье и нервы. Понятно, что дома удобнее распределять свой рабочий график. И вот оказывается не только это, но, самое важное, самостоятельно регулировать общение.

В офисах сейчас превалирет синхронная связь — это когда вы отправляете сообщение, а получатель сразу его читает и немедленно отвечает. Личное общение, как и совещания — примеры чисто синхронного общения. Вам что-то говорят, вы сразу получаете информацию и тут же реагируете.
Но цифровые формы коммуникации, такие как обмен сообщениями в реальном времени, тоже могут быть синхронными. Даже электронная почта рассматривается в основном как синхронная форма общения. Исследование Yahoo Labs от 2015 года показало, что среднее время ответа на электронные письма составляет всего две минуты.

Считается, что за последние 20 лет работники стали на 50% больше времени уделять общению с коллегами. До 80% этого времени уходит на общение по электронной почте (в среднем 6 день), совещания (в среднем, 15%), а в последнее время ещё и приложения для обмена мгновенными сообщениями (пользователь Slack отправляетв среднем 200 сообщений в день, хотя и тысяча сообщений — «не исключение» для самых активных).
Что ещё хуже, рост мобильных технологий означает, что рабочие коммуникации больше не ограничиваются физическим рабочим местом или рабочим временем. Мы можем проверять электронную почту и отвечать на сообщения в любое время суток. В результате, мы никогда полностью не отключаемся.

Недостатки синхронной связи:
Постоянные отвлечения. Они отвлекают внимание и затрудняют прогресс в работе. Высокоэффективные, требующие когнитивных усилий виды деятельности, такие как программирование, написание текстов, проектирование, разработка стратегий и решение проблем, требуют длительных периодов глубокой, сфокусированной работы. Синхронная связь не позволяет выделить на это длительные отрезки времени.
Приоритет подключённости вместо продуктивности. В режиме реального времени вас стимулируют оставаться на связи и быть доступным в любое время. Если вы отключитесь, обсуждения продолжатся без вас, так что вы не можете ответить или даже увидеть их. Чтобы не пропустить важные решения и обсуждения, люди стараются всегда быть в сети и на как можно большем количестве совещаний, что вредит их благополучию и производительности.
Ненужный стресс. Постоянная доступность означает, что работник не контролирует своё время. В течение дня он реагирует на запросы, а не проактивно устанавливает собственное расписание. Одно исследование показало, что люди компенсируют время, потерянное из-за отвлечений, пытаясь работать быстрее, что приводит к «большему стрессу, разочарованию, трате лишних сил и давлению». Синхронная культура прямо ведёт к выгоранию.

Снижение качества обсуждений и неоптимальные решения. Когда нужно ответить немедленно, у людей нет времени тщательно продумать ключевые вопросы и дать вдумчивые ответы. Ваша первая реакция на ситуацию зачастую не будет самой лучшей.

Асинхронная связь — это когда вы отправляете сообщение, не ожидая немедленного ответа.

Что же позволяет такая связь?

Контроль рабочего времени = более счастливые и продуктивные сотрудники. В асинхронной среде нет установленных рабочих часов. У сотрудников почти полный контроль над тем, как они структурируют свои рабочие дни в соответствии с образом жизни, своими биоритмами и обязанностями (например, уход за детьми!). Некоторые работают ночью, потому что так им удобнее. Я каждое утро провожу час с сыном, и никто в моей асинхронной организации этого не замечает.
Высококачественные коммуникации вместо поверхностных ответов. По общему признанию, асинхронная связь медленнее, но обычно более высокого качества. Люди учатся общаться более чётко и тщательно, чтобы избежать ненужной болтовни. У них есть время, чтобы обдумать конкретную проблему или идею и дать более продуманные ответы. Вместо рефлексивных реакций люди могут ответить тогда, когда готовы к этому (в качестве дополнительного преимущества: при наличии времени на обдумывание гораздо реже мы видим бездумные эмоциональные вспышки, за последние восемь лет у нас не было ни одной серьёзной проблемы с некорректным общением).

Лучшее планирование = меньше стресс. Если отпадает возможность выслать запрос ASAP в последнюю минуту, возникает необходимость в продвинутом планировании. Люди учатся планировать рабочую нагрузку и более тщательно координировать свои действия, чтобы у коллег оставалось достаточно времени для ответа на их запросы. Это снимает напряжение, и в конечном итоге работа выполняется более качественно.
Глубокая работа по умолчанию. Поскольку сотрудникам не обязательно читать сообщения в момент получения, они могут выделять большие отрезки времени на работу, которая создаёт наибольшую ценность для организации. Они возвращаются для пакетного ответа на сообщения 1-3 раза в день, а не прыгают туда-сюда между работой и сообщениями/совещаниями.
Автоматическое документирование и лучшая прозрачность. Поскольку большинство сообщений происходит в письменной форме, ключевые обсуждения и важная информация автоматически документируются, особенно если вы используете более открытый инструмент, чем электронная почта.

Как применить асинхронное общение не для удаленки, а в офисе написано вот в этой большой статье