ЭЦП в охране труда – выгодно, экологично и безопасно!

В России рассматривается предложение о возможности перехода на электронный документооборот в области охраны труда с применением современных цифровых технологий. Данное предложение уже подготовлено рабочей группой по регуляторной гильотине на рассмотрение в Государственную Думу до конца 2020 года.

Все склоняется к тому, что ЭЦП в охране труда – выгодно, экологично и безопасно!

Бумажная волокита с протоколами и журналами по охране труда с получением «живой» подписи сотрудника на сегодняшний день сильно устарела и иногда очень тормозит бизнес-процессы. Часто из-за этой обязанности работодатели совершают ошибки и формальные нарушения, за которые может быть назначен штраф. Если в организации большой штат персонала, заполнение документации в бумажном виде требует больших временных затрат. В итоге, обычный повторный инструктаж в организации с численностью персонала от 100 человек сводится к формализму, а специалист по охране труда тратит несколько дней на заполнение документов и сбор живых подписей с сотрудников.

Сегодняшние реалии диктуют свои условия - у многих работодателей появилась возможность проводить необходимые обучения для работников удаленно и более эффективно. В наши дни цифровая безопасность развита достаточно сильно и цифровая идентификация личности встречается повсеместно - для выполнения финансовых операций, получения услуг онлайн, государственных услуг, поэтому предложение вести электронный документооборот в области охраны труда, с возможностью идентификации личности работников, получило широкую поддержку у предпринимателей.

На данный момент, право работодателя на использование электронной идентификации личности в обучении сотрудников рассматривается в рамках регуляторной гильотины. Предложение о введении такой возможности было внесено рабочей группой по Трудовым отношениям и охране труда в проект Трудового кодекса и поддержано со стороны Министерства труда и социальной защиты РФ. Если данное предложение будет одобрено государственной думой, то для определения способа ведения электронной документации и выбора вариантов идентификации личности работника, будет разработан отдельный регламентирующий подзаконный нормативный акт.

Такое право предоставит работодателям право выбора – оставить документацию в бумажном виде или выбрать более технологичный способ с подтверждением работниками факта обучения с помощью простой электронной цифровой подписи (ЭЦП). Логично предположить, что стоимость внедрения ЭЦП работников должна быть минимальна, чтобы переход на электронный документооборот был выгоден для работодателя. В случае, если ЭЦП будет простой, с введением, например, кода из смс – такая услуга для работодателя будет бесплатной, при условии подключения к внешнему сервису или разработке своего собственного. За счет высвобождения определенного количества человекочасов, схема с использованием ЭЦП покроет финансовые затраты на подключение к сервису, а также высвободит больше трудовых ресурсов на реальную работу.

Очевидны и экологические плюсы данного перехода - снижение бумажного документооборота позволит значительно сократить использование бумаги, а значит, внести вклад в сохранение лесов, воды, энергии и других природных ресурсов.

При электронном ведении документации по охране труда еще одним плюсом ЭЦП является низкая вероятность подделки подписи в отличии от бумажных журналов. Подделать живую подпись не сложно, но в случае сомнений со стороны надзорных органов - экспертиза подписи может дорого обойтись работодателю. В мире, где ЭЦП повсеместно и широко используют для защиты личных, финансовых и бизнес данных – вероятность подделки такой подписи стремится к нулю.